Niepłacenie za faktury to poważny problem dla przedsiębiorców. Brak terminowych płatności może znacząco wpłynąć na płynność finansową firmy. Na szczęście istnieją skuteczne sposoby na odzyskanie należności od niesolidnych kontrahentów. Proces odzyskiwania długu należy zacząć od prostych kroków, takich jak przypomnienie o płatności. Jeśli to nie pomoże, można sięgnąć po bardziej formalne metody windykacji.
Najważniejsze informacje:- Pierwszym krokiem jest zawsze próba polubownego załatwienia sprawy poprzez kontakt z dłużnikiem
- Wezwanie do zapłaty musi być wysłane listem poleconym za potwierdzeniem odbioru
- Można skorzystać z pomocy firm windykacyjnych lub skierować sprawę do sądu
- Wierzyciel ma prawo do naliczania odsetek ustawowych za opóźnienie
- Po 90 dniach można skorzystać z ulgi na złe długi
- Wpis do BIG może zmotywować dłużnika do spłaty
Nieformalne metody odzyskania płatności od klienta
Gdy klient nie płaci za fakturę, pierwszym krokiem powinien być kontakt mailowy. Wysyłając uprzejme przypomnienie o zaległej płatności, często można szybko rozwiązać problem. Warto załączyć kopię niezapłaconej faktury i poprosić o potwierdzenie otrzymania wiadomości.
Jeśli mail nie przyniesie efektu, kolejnym krokiem jest jak wyegzekwować płatność od klienta przez telefon. Rozmowa telefoniczna pozwala na bezpośrednie wyjaśnienie sytuacji i ustalenie terminu spłaty. Czasem brak płatności wynika z prostego przeoczenia lub zagubienia faktury.
- Zachowaj spokój i profesjonalizm podczas rozmowy
- Zapytaj o powód opóźnienia i zaproponuj realne rozwiązania
- Ustal konkretną datę płatności i poproś o pisemne potwierdzenie ustaleń
Wezwanie do zapłaty - krok po kroku
Jeśli nieformalne metody zawiodą, czas na wezwanie do zapłaty faktury. Dokument należy wysłać po 7-14 dniach od terminu płatności, gdy wcześniejsze próby kontaktu nie przyniosły rezultatu.
| Element wezwania | Wymagane dane | Przykład | Uwagi |
| Dane wierzyciela | Nazwa, adres, NIP | Firma XYZ Sp. z o.o. | Pełne dane rejestrowe |
| Dane dłużnika | Nazwa, adres, NIP | ABC S.A. | Dokładny adres siedziby |
| Należność | Numer faktury, kwota, termin | FV 123/2024 | Wyszczególnienie odsetek |
Jak odzyskać pieniądze z niezapłaconej faktury? Wezwanie należy wysłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. To zapewni dowód doręczenia dokumentu.
Warto również wysłać skan wezwania mailem, aby przyspieszyć proces i mieć dodatkowe potwierdzenie dostarczenia dokumentu.
Jak naliczać odsetki za opóźnienie w płatności
Wysokość odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych to stopa referencyjna NBP plus 10 punktów procentowych. Odsetki nalicza się od pierwszego dnia po terminie płatności.
W przypadku transakcji z konsumentami stosuje się niższą stopę odsetek ustawowych. Wynosi ona dwukrotność stopy referencyjnej NBP plus 3,5 punktu procentowego.
Odsetki można naliczać do dnia zapłaty lub wniesienia pozwu. Przedsiębiorca ma prawo również do rekompensaty za koszty odzyskiwania należności w wysokości 40 euro.
W wezwaniu do zapłaty należy dokładnie wyliczyć kwotę odsetek na dzień wystawienia dokumentu. Warto dodać informację o dalszym naliczaniu odsetek do dnia zapłaty.
Wpis do BIG jako metoda nacisku na dłużnika
Co zrobić gdy klient nie płaci? Wpisanie dłużnika do Biura Informacji Gospodarczej często skutecznie motywuje do uregulowania zaległości. Przed dokonaniem wpisu należy wysłać dłużnikowi pisemne ostrzeżenie z 30-dniowym terminem na spłatę.
Sam proces wpisu do BIG jest prosty i można go dokonać online. Koszt pojedynczego wpisu to około 50-100 zł, a informacja o zadłużeniu jest widoczna dla innych przedsiębiorców przez 3-4 lata.
Skuteczność tej metody jest wysoka, szczególnie w przypadku firm dbających o swoją reputację lub planujących pozyskanie finansowania.
- Minimalna kwota zadłużenia musi przekraczać 500 zł
- Dług musi być przeterminowany o co najmniej 30 dni
- Wierzyciel musi posiadać umowę z BIG
- Dłużnik musi otrzymać ostrzeżenie o planowanym wpisie
Windykacja należności przez firmę zewnętrzną
Windykacja należności od klienta przez profesjonalną firmę często przynosi szybkie rezultaty. Windykatorzy dysponują skutecznymi narzędziami i doświadczeniem w odzyskiwaniu długów.
Proces windykacji zazwyczaj rozpoczyna się od działań polubownych. Windykatorzy kontaktują się z dłużnikiem, negocjują warunki spłaty i pomagają ustalić realne harmonogramy płatności.
Jeśli działania polubowne nie przyniosą efektu, firma windykacyjna może pomóc w przygotowaniu dokumentacji do sądu. Ściąganie długu z faktury przez profesjonalistów zwiększa szanse na odzyskanie pieniędzy.
| Etap windykacji | Przybliżony koszt | Czas trwania |
| Windykacja polubowna | 5-15% kwoty długu | 2-4 tygodnie |
| Windykacja prawna | 15-25% kwoty długu | 3-6 miesięcy |
| Postępowanie sądowe | 25-40% kwoty długu | 6-12 miesięcy |
Skuteczność windykacji zewnętrznej sięga 60-80% w przypadku długów nie starszych niż rok. Im szybciej sprawa trafi do windykacji, tym większe szanse na odzyskanie należności.
Elektroniczne postępowanie upominawcze (EPU)
EPU to szybka i tania metoda dochodzenia należności na drodze sądowej. Wniosek składa się przez internet, a cała procedura trwa znacznie krócej niż tradycyjne postępowanie sądowe. Do złożenia pozwu potrzebne są tylko podstawowe dokumenty potwierdzające dług.
System EPU jest dostępny przez platformę e-sąd. Aby złożyć pozew, należy założyć konto i wypełnić elektroniczny formularz. Sąd rozpatruje sprawę bez udziału stron.
Opłata sądowa w EPU wynosi zaledwie 1,25% wartości roszczenia. To znacznie mniej niż w tradycyjnym postępowaniu sądowym, gdzie opłata wynosi 5%.
Średni czas oczekiwania na nakaz zapłaty w EPU to 7-14 dni. Jest to znacznie szybciej niż w tradycyjnym postępowaniu, które może trwać kilka miesięcy.
Skuteczność EPU jest wysoka - około 70% spraw kończy się wydaniem nakazu zapłaty. Jeśli dłużnik nie wniesie sprzeciwu, nakaz staje się prawomocny i można rozpocząć egzekucję.
Ulga na złe długi w przypadku braku płatności
Gdy klient nie płaci za fakturę przez dłuższy czas, przedsiębiorca może skorzystać z ulgi na złe długi. Warunkiem jest upływ 90 dni od terminu płatności faktury. To rozwiązanie pozwala odzyskać przynajmniej część VAT-u.
Aby skorzystać z ulgi, wierzyciel musi być czynnym podatnikiem VAT. Dodatkowo, dłużnik nie może być w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, upadłościowego lub likwidacji.
Transakcja musi być udokumentowana fakturą, a należność nie może być przedawniona. Ulga dotyczy wyłącznie transakcji między przedsiębiorcami.
Korektę należy złożyć w deklaracji VAT za okres, w którym upłynęło 90 dni od terminu płatności. Procedura polega na zmniejszeniu podstawy opodatkowania i podatku należnego.
Procedura wymaga również sporządzenia odpowiedniej dokumentacji. Należy zachować dowody potwierdzające nieściągalność wierzytelności.
Na skorzystanie z ulgi mamy dwa lata od końca roku, w którym wystawiono fakturę. Po tym czasie prawo do ulgi wygasa bezpowrotnie.
Skuteczne odzyskiwanie należności - od kontaktu po egzekucję
Odzyskanie pieniędzy od niepłacącego klienta wymaga systematycznego działania, zaczynając od próby kontaktu, a kończąc na postępowaniu sądowym. Kluczowa jest szybka reakcja i dokumentowanie wszystkich podjętych kroków. Im dłużej zwlekamy z działaniem, tym trudniej będzie wyegzekwować należność.
Warto zacząć od metod polubownych - maila i telefonu, następnie przejść do formalnego wezwania do zapłaty. Wpis do BIG i windykacja zewnętrzna to skuteczne metody nacisku na dłużnika. W ostateczności pozostaje droga sądowa poprzez EPU, która jest stosunkowo szybka i niedroga.
Pamiętajmy o możliwości naliczania odsetek i skorzystania z ulgi na złe długi po 90 dniach. Te narzędzia pozwalają częściowo zrekompensować straty związane z opóźnieniem w płatności. Profesjonalne podejście i znajomość dostępnych opcji znacząco zwiększają szanse na odzyskanie należności.
